Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Orbinance est un logiciel en ligne de projection financière pour les entreprises. Il est exploité par John-Frederick Davidson.

Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons sur orbinance.com et app.orbinance.com, pourquoi, avec qui nous les partageons et comment exercer vos droits.

Renseignements que nous recueillons

• Votre compte : nom, adresse courriel et mot de passe (conservé sous forme hachée, jamais en clair), ou l'identité fournie par Google ou Microsoft si vous vous connectez avec eux.
• Le contenu de vos projections financières : entreprises, budgets, hypothèses, employés, montants et documents que vous créez, ainsi que les personnes que vous invitez à collaborer (nom et courriel).
• Si vous reliez Xero à une entreprise : l'accès à Xero (conservé chiffré sur notre serveur), le nom de l'organisation, le plan comptable, l'état des résultats et le bilan mensuels. L'accès est en lecture seule : Orbinance ne modifie rien dans Xero, et vous pouvez le retirer en tout temps.
• Votre abonnement : forfait, dates et état du paiement. Le paiement est traité par Stripe; Orbinance ne voit ni ne conserve votre numéro de carte.
• Les messages du formulaire de contact : sujet, nom, courriel, entreprise et message, avec l'adresse IP et le navigateur de l'envoi.
• Des données techniques : l'adresse IP et le navigateur de vos sessions de connexion (visibles dans Paramètres › Sécurité) et des journaux de sécurité, pour protéger votre compte et le service contre les abus.
• Si vous arrivez par un lien de campagne ou de partenaire, ou depuis un autre site : la source du lien (paramètres utm, code de partenaire ou code promotionnel), le nom du site d'où vous venez (par exemple « linkedin.com », sans l'adresse de la page) et la première page visitée, conservés avec votre compte à l'inscription pour savoir quels partenaires, campagnes et sites amènent des clients. Ces valeurs décrivent le lien, pas vous, et nous ne les consultons que sous forme de totaux. Si vous arrivez par une de nos publicités (Google, Facebook / Instagram ou Reddit) et que vous avez accepté les témoins de mesure dans la bannière, nous gardons aussi l'identifiant de clic que la plateforme ajoute au lien (gclid, fbclid ou rdt_cid) pour savoir quelle publicité amène des clients. Nous n'utilisons aucun pixel de ces plateformes. Pour une publicité Google Ads ou Meta, cet identifiant et l'heure de votre inscription (et, pour Meta, le type de navigateur utilisé à l'inscription) sont transmis à Google et à Meta, situés hors du Québec, pour mesurer les résultats de nos publicités; aucun nom ni courriel n'est transmis. L'identifiant de Reddit n'est transmis à personne. Les identifiants de clic sont effacés après 90 jours (seul le nom de la plateforme reste).
• La date de votre première exportation d'un rapport (PDF, Excel ou CSV), pour savoir si Orbinance est utile aux nouveaux comptes.
• Si vous l'acceptez dans la bannière : la façon dont vous utilisez le site et l'application (pages vues, clics, enregistrements de session), avec un identifiant de visite et, une fois connecté, l'identifiant de votre compte. Les textes et les montants affichés sont toujours masqués.

Pourquoi nous les utilisons

• Fournir le service : créer votre compte, enregistrer vos projections et les partager avec les personnes que vous choisissez.
• Gérer votre abonnement et la facturation.
• Répondre à vos messages et vous écrire au sujet de votre compte.
• Assurer la sécurité du service et prévenir la fraude et les abus.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les utilisons pas pour vous montrer de la publicité. Seule la mesure des résultats de nos publicités, décrite plus haut, en transmet quelques-uns à Google et à Meta, avec votre accord.

Contacts d'affaires

Pour faire connaître Orbinance, nous écrivons à des cabinets comptables, incubateurs, conseillers, prêteurs et associations. Nous notons alors le nom de l'organisation, le nom, le rôle et l'adresse courriel d'affaires de la personne jointe, la façon dont nous l'avons obtenue (adresse publiée en lien avec son rôle, recommandation ou consentement) et le suivi de nos échanges. Seul le personnel d'Orbinance y a accès, et ces renseignements ne servent qu'à ces échanges. Chaque message permet de se désabonner : la demande est respectée dans les 10 jours et nous n'écrivons plus à la personne. Vous pouvez demander en tout temps à consulter ou à effacer ces renseignements (voir « Comment exercer vos droits »).

Assistant IA

Lorsque vous utilisez l'assistant IA, le contenu du budget nécessaire à la réponse (lignes, montants, hypothèses) est envoyé à Anthropic, aux États-Unis, pour générer la réponse. Orbinance ne conserve pas le texte de ces échanges; nous gardons seulement le nombre d'utilisations par jour, et les modifications que l'assistant apporte à vos budgets restent dans leur historique des versions. Selon ses conditions commerciales, Anthropic peut conserver ces échanges pour une durée limitée à des fins de sécurité et ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles.

En mode guidé, sans IA, rien n'est envoyé à Anthropic.

Connexions IA (Claude, ChatGPT, Codex…)

Si vous reliez votre propre assistant IA à Orbinance (Connexions IA), les données de budget qu'il lit ou modifie sont transmises au fournisseur de cet assistant, selon l'entente que vous avez avec lui.

Vous choisissez l'accès (lecture seule, ou lecture et modification) et pouvez le retirer en tout temps dans Paramètres › Connexions IA. Pour ces connexions, Orbinance conserve :

• le nom de chaque application connectée, l'accès choisi et les dates de connexion et de dernière utilisation;
• les clés d'accès, seulement sous forme d'empreinte irréversible, jamais en clair;
• un journal de chaque action de l'IA (outil utilisé, demande, résultat abrégé, date), que vous voyez dans Paramètres › Sécurité;
• pour limiter les abus : l'adresse IP d'où une application s'inscrit, et celle des tentatives de connexion refusées.

Les modifications faites par une IA restent dans l'historique des versions du budget, comme les vôtres.

Fournisseurs et lieu de conservation

Vos comptes et vos projections financières sont hébergés au Canada, à Montréal. Nous faisons appel aux fournisseurs suivants, qui traitent des renseignements seulement pour nous rendre service :

• Supabase : base de données et comptes (Canada, Montréal); fonctions du serveur sur son réseau mondial.
• Vercel : hébergement du site et de l'application (réseau mondial), avec de courts journaux des requêtes (adresse IP et page demandée), et mesure anonyme de la fréquentation du site, sans témoins.
• PostHog : mesure de l'utilisation du site et de l'application, seulement si vous l'acceptez (États-Unis).
• Google Ads et Meta (Facebook / Instagram) : mesure des résultats de nos publicités, seulement si vous avez accepté les témoins et êtes arrivé par une de leurs publicités : identifiant de clic, heure d'inscription et, pour Meta, type de navigateur; aucun nom ni courriel (États-Unis).
• Sentry : signalement des erreurs techniques du site, de l'application et du serveur (États-Unis). Les rapports sont filtrés avant l'envoi pour en retirer noms, courriels, montants et contenu de vos budgets; l'adresse IP n'est pas conservée et les rapports sont effacés au plus tard après 90 jours. Les mesures de performance ne sont envoyées que si vous acceptez la mesure de l'utilisation dans la bannière.
• Anthropic : assistant IA (États-Unis), seulement lorsque vous l'utilisez.
• Le fournisseur de l'IA que vous reliez vous-même (Anthropic, OpenAI…) : seulement les données que cette IA lit ou modifie à votre demande, selon votre entente avec lui.
• Stripe : paiements et facturation (Canada et États-Unis).
• Xero : import du réel comptable, seulement si vous le reliez (Nouvelle-Zélande et réseau mondial).
• Google Workspace : nos courriels, dont les invitations, la réinitialisation des mots de passe et les messages du formulaire de contact.

Communication à l'extérieur du Québec

Certains de ces fournisseurs traitent des renseignements à l'extérieur du Québec. Avant de leur en confier, nous évaluons la protection qu'ils offrent et nous encadrons cette communication par contrat, comme le prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Durée de conservation

• Votre compte et vos projections financières sont conservés tant que votre compte est actif. Si vous supprimez votre compte, ils sont effacés. Les copies de sauvegarde quotidiennes de la base de données sont gardées 7 jours : une donnée effacée disparaît aussi des sauvegardes au plus tard 7 jours après.
• Les messages du formulaire de contact nous parviennent par courriel et sont conservés 24 mois dans notre boîte Google Workspace, puis supprimés. Pour limiter les abus, nous gardons pendant 2 jours une empreinte brouillée de l'adresse IP, jamais l'adresse elle-même.
• Les factures sont conservées le temps exigé par les lois fiscales.
• Les renseignements sur un contact d'affaires dont les échanges n'ont pas abouti sont supprimés 24 mois après la fin de ces échanges.
• Les connexions IA et leur journal sont conservés tant que votre compte est actif, et effacés avec lui. Une application dont vous retirez l'accès ne peut plus rien lire; ses actions passées restent dans le journal.
• Les clés d'accès expirées sont effacées un jour après leur expiration. Les adresses IP des tentatives de connexion refusées sont effacées après un jour, au nettoyage suivant; l'adresse d'inscription d'une application est gardée avec cette inscription.

Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• consulter les renseignements que nous détenons sur vous et en obtenir une copie;
• obtenir vos données dans un format structuré et couramment utilisé (portabilité);
• faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets;
• supprimer votre compte et vos données;
• retirer votre consentement, sous réserve des obligations légales.

Comment exercer vos droits

Dans l'application, la page Paramètres › Compte › Vos données permet de télécharger toutes vos données et de supprimer votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à la personne responsable ci-dessous; nous répondons dans un délai de 30 jours.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Sécurité

Les échanges avec Orbinance sont chiffrés (HTTPS). L'accès à vos données est limité à votre compte et aux personnes que vous invitez, et l'accès de notre personnel est restreint au strict nécessaire. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous aviserons, ainsi que la Commission d'accès à l'information.

Témoins et stockage dans le navigateur

Orbinance n'utilise aucun témoin publicitaire. Le site orbinance.com compte ses visites avec Vercel Web Analytics, sans témoins : pages vues, site d'origine, pays et type d'appareil, ainsi que quelques actions (clic sur l'essai gratuit ou la connexion, envoi du formulaire de contact avec son sujet seulement), de façon anonyme. Si vous l'acceptez dans la bannière, PostHog mesure aussi l'utilisation du site et de l'application, avec un témoin sur orbinance.com : les textes et les montants restent masqués, et vous pouvez changer d'avis en tout temps dans Paramètres › Confidentialité ou avec « Préférences de confidentialité » au bas des pages du site. Sans votre accord, PostHog ne se charge pas. Si vous arrivez par un lien de campagne ou de partenaire, ou depuis un autre site, un témoin sur orbinance.com en garde la source (et le nom de ce site) pendant au plus 30 jours, jusqu'à votre inscription; il n'est pas créé si vous avez refusé dans la bannière, et l'identifiant de clic d'une publicité n'y est ajouté que si vous avez accepté. Le navigateur conserve aussi ce qui est nécessaire au fonctionnement : votre session, votre langue, vos préférences d'affichage et votre choix dans la bannière.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page; en cas de changement important, nous vous en informerons par courriel ou dans l'application.